Llamamiento para la selección de sede de la Libre Software World Conference 2011


Introducción

La Federación Nacional de Empresas de Software Libre, ASOLIF, organizará la II edición de la Libre Software World Conference en 2011, que pretende consolidarse como el mayor evento de carácter empresarial relacionado con Software Libre. La primera edición fue celebrada Málaga en Octubre de 2011 y tuvo como co-organizadores a la Asociación empresarial Andalibre y el Ayuntamiento de Málaga. La LSWC’10 tuvo como principal sponsor a CENATIC. Puede consultar más información en la web de la LSWC’10Logo LSWC verde

ASOLIF pretende abrir la celebración de este evento a otras sedes. Así, esta Federación propone la realización de un proceso de recepción de proyectos para acoger su celebración, en función de la propuesta que se desarrolla a continuación.

Objetivo

Desde ASOLIF estamos convencidos de que los grandes eventos generalistas relacionados con Software Libre en España, habituales en años pasados, deben dar paso a eventos con un target más específico. La consolidación paulatina de un sector empresarial en España cuyos modelos de negocio están basados de manera total o parcial en aquellos habituales en el Software Libre, junto al aumento del mercado para este tipo de software y modelo asociado, ha llevado a ASOLIF a desarrollar una acción de difusión con perfil claramente empresarial y comercial. No obstante, otros enfoques tendrán cabida en el evento, atendiendo a objetivos relevantes para esta organización, como es el apoyo a las comunidades de desarrollo software libre o la promoción de este tipo de software en nichos concretos.

Por otro lado, La LSWC’11 incluye una acción de carácter interno. Se trata del VI Encuentro ASOLIF de Empresas de Software Libre, en el que los miembros de la Federación tratarán aspectos internos. A este encuentro se invita a entidades con las que ASOLIF tiene, o pretende tener, relación a lo largo del siguiente semestre.

Descripción general del evento

La Libre Software World Conference constituye la apuesta del sector de Software Libre en lo que a eventos de difusión y demostradores se refiere para los próximos años. Así, hemos adquirido el compromiso de realizar el evento durante los próximos años. La iniciativa pretende crecer paulatinamente hasta convertirse en un referente en nuestro país, así como internacionalmente.

En la presente edición pretendemos consolidar lo realizado en la pasada y mejorar en diferentes aspectos que, dado el proceso de génesis de la LSWC’10, no fue posible abordar con garantías. Los siguientes aspectos serán consolidados:

  • Proceso de selección de contenidos y calidad de los mismos.
  • Organización con alto grado de participación.
  • Compromiso del sector.
  • Calidad de la sede escogida para la celebración del evento.
  • Ejecución de los contenidos.

Los aspectos que pretendemos mejorar respecto a la edición anterior son:

  • Impacto en medios de las acciones directas y derivadas de la LSWC’11.
  • Alcanzar la cifra de 500 asistentes y cien empresas, además de cincuenta entidades y organismos de otra naturaleza.
  • Esponsorización e impacto económico de todas y cada una e las acciones.
  • Participación de las comunidades de desarrollo de software libre.
  • Relación entre las empresas participantes en la LSWC y los agentes locales.

Fechas de celebración de la LSWC

El evento debe desarrollarse entre el 15 de octubre y el 15 de noviembre preferentemente. No debe coincidir con el inicio o finalización de puentes ni fiestas nacionales, regionales o locales. Tampoco con otros eventos TIC ya programados. Se recomienda:

  • Que ambas jornadas se desarrollen entre las 10 y las 14 horas y entre las 16 y las 20 horas.
  • Ofrecer dos posibilidades de fechas de celebración de la LSWC al comité de selección con el fin de, en caso de ser seleccionada, la propuesta de fechas sea discutida y acordada con ASOLIF.

Localización

Este apartado del proyecto deberá desarrollar los siguientes aspectos

  1. La sede de celebración de la LSWC
    1. Descripción de las salas y servicios
  2. Cómo llegar a la sede desde el centro de la ciudad y los establecimientos alojativos recomendados.
  3. Breve descripción de las zonas de ocio, restauración y turística/culturales de la ciudad donde se encuentre la localización y/o alrededores.

La sede de celebración del evento debe disponer de las siguientes salas y capacidad mínima:

  • Jornada 1
    • 1 Sala/auditorio para 300 personas (sala principal)
    • 4 salas con capacidad para 50 personas
    • 1 sala para la celebración de mesas redondas con público.
  • Jornada 2
    • 1 sala de reuniones
    • 4 salas con capacidad para 50 personas

Además, será necesario disponer de una zona de trabajo y otra zona de demostración en un lugar visible y, preferiblemente, transitado.

Todas las salas dispondrán de conectividad a internet así como de tomas de corriente, asumiendo que gran parte de los asistentes acudirán al evento con ordenadores portátiles, netbooks, tabletas y/o smartphones. Del mismo modo, debe existir conectividad y tomas de corriente en las zonas de trabajo y de exposición/demostración. Las salas deben disponer además de proyector, mesas y sillas para 5 ponentes/presentadores, así como de sistema de megafonía.

Los accesos al evento deberán ser controlados previa acreditación. El procedimiento y sistema técnico empleado será determinado de acuerdo con ASOLIF.

Alojamiento

En el proyecto, las sede candidata deben presentar información básica sobre los alojamientos recomendados, con el fin de publicarlos en la web del evento. Dichos alojamientos deben cumplir los siguientes requisitos:

  • Hoteles de 3, 4 y 5 estrellas o calidad y servicios equivalentes
  • Un alojamiento de precio más reducido para estudiantes y personas con recursos muy limitados.

Todos los alojamientos ofertados deben disponer de conectividad a internet. Su coste debe incluirse en la oferta. ASOLIF desea que los empresarios y miembros de empresas asistentes compartan, si es posible, el mismo alojamiento.

Desplazamiento

Las sedes candidatas deben incluir información sobre:

  1. Cómo llegar a la ciudad, con el fin de ser incluida en la web del evento (avión, tren y autobús).
  2. Trayectos a seguir desde el aeropuerto, la estación de metro y autobuses, a los alojamientos propuestas
  3. Cómo llegar desde los alojamientos propuestos a la localización del evento.

Contenidos

Teniendo en cuenta los aspectos a consolidar y a mejorar, la Libre Software World Conference se celebrará en dos jornadas con los siguientes enfoques.

  1. Durante la primera jornada (Jornada 1) se desarrollarán actividades orientadas a dos públicos bien diferentes:
    1. Una parte de las actividades serán de entrada libre y tendrán un enfoque claramente divulgativo y de discusión, con el desarrollo de ponencias, presentaciones y mesas redondas.
    2. Se desarrollarán un conjunto de actividades orientadas a profesionales y empresas con acceso restringido.
  2. Durante la segunda jornada (Jornada 2) se desarrollarán dos tipos diferentes de actividades:
    1. Actividades de marcado carácter técnico y formativo.
    2. VI Encuentro ASOLIF de Empresas de Software Libre, evento de carácter privado.

Los detalles del diseño de la LSWC’11 (jornadas y contenidos) se establecerán una vez seleccionada la sede.

Comités de selección de contenidos

Se establecerá un comité de selección de contenidos para aquellos de carácter divulgativo y reflexivo, de entrada libre. Otro comité seleccionará los contenidos del VI Encuentro ASOLIF así como los contenidos formativos. El diseño y selección de integrantes de dichos comités correrá a cargo de ASOLIF. Participarán en el comité asociada a las actividades de entrada libre la entidad co-organizadora del evento, así como miembros de otras entidades participantes, de modo similar al diseño desarrollado durante la edición del pasado 2010.

Difusión

En la propuesta a presentar, cada sede candidata describirá las acciones de difusión del evento que llevarán a cabo. Estas acciones se desarrollarán de manera coordinada con ASOLIF.

Organización

Las propuestas incluirán en este apartado una descripción del equipo de trabajo que proponen poner al servicio del evento, así como los roles que desempeñarán. Para la organización del evento será necesario disponer de personal con experiencia previa en organización de eventos.

Debe tenerse en cuenta que se formará un comité organizador mixto entre personal de la sede elegida y miembros de ASOLIF así como, posiblemente, miembros de entidades colaboradoras.

Mejoras

La propuesta podrá incluir todo tipo de mejoras respecto de las planteadas en el presente documento. Se evaluarán favorablemente todas aquellas que aporten mayor calidad al evento, impacto y contactos comerciales de cara a las empresas de ASOLIF.

ASOLIF está también interesado en compartir la LSWC’11 con comunidades de desarrollo que deseen celebrar su reunión anual nacional o internacional junto a nosotros, de modo compatible a la LSWC’11. Disponer de espacio para esta posibilidad permitiría a ASOLIF ofrecer dicha posibilidad a alguna Comunidad de Desarrollo en condiciones a determinar, de acuerdo con la propia sede seleccionada.

ASOLIF está interesado en encontrar fórmulas que permitan la grabación y posterior publicación de los contenidos de la LSWC’11 en formatos libres.

Presupuesto

Cada propuesta presentada debe describir en detalle aquellas partidas presupuestarias de las que se hará cargo la candidatura y cuáles deben ser asumidas por ASOLIF, de modo que pueda evaluarse objetivamente la apuesta que realiza la candidatura en el apartado económico, a la vez que ASOLIF podrá realizar un presupuesto detallado del evento.

Evaluación

La propuesta debe ser remitida a la dirección de correo contacto@asolif.es en formato libre/abierto. Durante el periodo de evaluación de propuestas, el comité de selección de sede de ASOLIF podrá formular preguntas o solicitar mayor información a las entidades proponentes sobre cualquier punto de la propuesta. Para ello, debe figurar claramente el contacto al que debemos dirigirnos.

ASOLIF dispone de un comité de selección de sede que elevará su evaluación a la Junta Directiva de ASOLIF, que decidirá al respecto. Los criterios de evaluación serán, por orden de relevancia, los siguientes:

Logo ASOLIF

  1. Cumplimiento de los requisitos básicos propuestos (condición necesaria en general)
  2. Calidad de la oferta
  3. Apartado económico
  4. Mejoras planteadas respecto de las recomendaciones

La selección de la sede no se realizará mediante un proceso objetivo. Se realizará a través de una votación en el seno de la Asamblea

de ASOLIF. Sí se establecerá un proceso de comunicación a las sedes con el fin de identificar y discutir aquellos puntos a mejorar en las oferta de cara a posibles propuestas futuras a plantear en próximas ediciones de la LSWC. Sólo se anunciará públicamente la sede ganadora y las candidatas, no así la evaluación obtenida.

Fechas a tener en cuenta

  1. Fecha límite de presentación de propuestas: antes del 1 de marzo de 2011
  2. Anuncio de la sede de la LSWC’11: 10 de marzo

Condiciones asociadas al proyecto

  • Compromiso:
    • El proyecto presentado constituye un compromiso de cumplimiento de las condiciones descritas. Las modificaciones sobre dichas condiciones deberán producirse de mutuo acuerdo entre la sede elegida y ASOLIF.
    • La sede seleccionada firmará un convenio de colaboración ASOLIF para la celebración del evento, donde se incluirán los compromisos que adquieren ambas partes.
  • Presupuesto/esponsorización:
    • ASOLIF aportará todos los contenidos necesarios, apoyará las labores de difusión, organizará todos los aspectos no especificados en el presente documento y aportará el potencial de su estructura y empresas para las diversas tareas a desarrollar.
    • ASOLIF gestionará la esponsorización derivada de la presencia de empresas en el evento. Si la sede dispone de propuestas en este sentido, debe describirlas en la oferta.
  • Imagen:
    • La sede candidata acepta el uso de su imagen corporativa en acciones de difusión relacionadas con el evento. De modo análogo, la sede podrá utilizar la imagen de ASOLIF y del evento para el mismo fin.
  • Localización
    • La localización deberá contar con un seguro de responsabilidad civil para los asistentes al evento, de modo que las incidencias habituales derivadas de la celebración de un evento esté cubiertas.

Información de interés y contacto

Para obtener información adicional sobre la convocatoria, debe dirigirse al correo contacto@asolif.es especificando claramente su nombre y dirección, además de añadir en el asunto la palabra LSWC’11

Información sobre la pasada edición de la Libre Software World Conference:

http://www.asolif.es/?page=call4paperslswc11

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